Ведомость эксплуатационных документов — конструкторский документ, содержащий перечень всех эксплуатационных документов, входящих в комплект поставки изделия. Требования к ведомости эксплуатационных документов устанавливает ГОСТ 2.601-2019 «Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы». Правила её выполнения и оформления определяет ГОСТ 2.610-2019 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов».
Ведомость эксплуатационных документов является первым документом в комплекте эксплуатационной документации — именно с неё начинается проверка комплектности при приёмке оборудования, при подтверждении соответствия требованиям технических регламентов и при проверках надзорными органами. Отсутствие ведомости или её несоответствие фактическому составу документации является типичным замечанием при аудите технической документации.
Назначение ведомости эксплуатационных документов
Основная функция ведомости эксплуатационных документов — зафиксировать полный перечень документов, которые изготовитель обязан передать потребителю вместе с изделием. Ведомость позволяет однозначно установить, какие документы должны входить в комплект поставки конкретного изделия, и проверить их фактическое наличие.
Помимо контроля комплектности, ведомость эксплуатационных документов выполняет функцию навигации по документации: потребитель, получив комплект документов, использует ведомость для ориентации в составе документации и поиска нужного документа. Для сложного оборудования с развитой эксплуатационной документацией это особенно важно — комплект может включать десятки документов различных видов.
Третья функция ведомости — учётная. В ситуациях, когда документация хранится в разных местах или передаётся по частям — например, при поставке крупногабаритного оборудования, монтируемого на месте эксплуатации, — ведомость служит инструментом контроля передачи и хранения документов. По ведомости устанавливается, все ли документы получены, где хранится каждый из них и в каком количестве экземпляров.
Ведомость эксплуатационных документов — обязательный элемент комплекта для большинства видов промышленного оборудования. Эксперты ПромТехСтандарт разработают ведомость в составе полного комплекта эксплуатационной документации.
Состав и структура ведомости эксплуатационных документов
Ведомость эксплуатационных документов оформляется по форме, установленной ГОСТ 2.610-2019. Документ содержит таблицу, в которой для каждого документа, входящего в комплект, указываются:
- обозначение документа — буквенно-цифровой код, присвоенный в соответствии с правилами ЕСКД;
- наименование документа — полное наименование в соответствии с ГОСТ 2.601-2019;
- количество экземпляров — число экземпляров документа, поставляемых с изделием;
- примечание — при необходимости дополнительные сведения о документе или условиях его поставки.
В ведомость включаются все эксплуатационные документы, поставляемые с изделием: паспорт оборудования или формуляр, руководство по эксплуатации, инструкция по монтажу, инструкция по техническому обслуживанию, инструкция по ремонту, каталог деталей и сборочных единиц, нормы расхода запасных частей, этикетка и другие документы, предусмотренные для данного изделия. Сама ведомость эксплуатационных документов в собственный перечень не включается.
Обозначение ведомости эксплуатационных документов
Ведомость эксплуатационных документов имеет самостоятельное обозначение по ЕСКД. В соответствии с ГОСТ 2.601-2019 ведомости эксплуатационных документов присваивается код «ВЭ», который добавляется к обозначению изделия. Например, если обозначение изделия — ХХХХ.ХХХХ.ХХХ, то обозначение ведомости эксплуатационных документов будет ХХХХ.ХХХХ.ХХХ ВЭ. Это обозначение проставляется в основной надписи документа и используется при ссылках на ведомость в других документах.
Основная надпись ведомости эксплуатационных документов оформляется по ГОСТ 2.104-2006. В графах основной надписи указываются обозначение документа, наименование изделия, наименование документа («Ведомость эксплуатационных документов»), стадия разработки, порядковый номер листа и общее количество листов, а также сведения о разработчике, проверяющем и утверждающем лице.
Правильное обозначение и оформление ведомости по ЕСКД исключает замечания при проверках. Специалисты ПТС оформят документ в соответствии с актуальными требованиями.
Ведомость эксплуатационных документов и технические регламенты
Для оборудования, подпадающего под действие технических регламентов ЕАЭС, ведомость эксплуатационных документов является частью обязательного комплекта эксплуатационной документации. ТР ТС 010/2011 «О безопасности машин и оборудования» обязывает изготовителя разработать эксплуатационные документы и передать их потребителю — ведомость фиксирует состав этого комплекта и подтверждает его полноту.
При подтверждении соответствия — сертификации или декларировании — орган по сертификации проверяет комплектность технической документации. Наличие ведомости эксплуатационных документов позволяет органу по сертификации быстро установить состав представленной документации и сверить его с требованиями применимого технического регламента. Отсутствие ведомости при наличии остальных эксплуатационных документов формально не является критическим нарушением, однако на практике свидетельствует о неполноте комплекта и может повлечь замечания.
Требования к оформлению
Ведомость эксплуатационных документов оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 2.610-2019 и сопутствующих стандартов ЕСКД. Документ выполняется на русском языке. По общему правилу ведомость может выполняться как на бумажном, так и на электронном носителе — в соответствии с выбором изготовителя и требованиями применимых технических регламентов. Для оборудования бытового назначения, а также для самоходных машин и прицепов специального назначения эксплуатационные документы, включая ведомость, выполняются только на бумажных носителях.
Наиболее распространённая ошибка при оформлении ведомости эксплуатационных документов — несоответствие перечисленных в ней документов фактически поставляемому комплекту. Это происходит, когда ведомость составляется на раннем этапе разработки и не актуализируется по итогам формирования всего комплекта документации. При проверке такое несоответствие является однозначным замечанием. Правильная практика — оформлять ведомость последней, когда состав всех документов комплекта окончательно определён.
FAQ
Ведомость эксплуатационных документов — это то же самое что эксплуатационные документы?
Нет. Ведомость эксплуатационных документов — один из видов эксплуатационных документов, который содержит перечень всех остальных документов комплекта. То есть это документ про документы: он входит в состав эксплуатационной документации, но сам в свой собственный перечень не включается.
Обязательна ли ведомость эксплуатационных документов?
ГОСТ 2.601-2019 относит ведомость эксплуатационных документов к числу установленных видов эксплуатационных документов. Конкретный состав документов для каждого изделия определяется разработчиком — для простых изделий ведомость может не оформляться. Для промышленного оборудования с развитым комплектом документации её наличие является стандартной практикой и ожидается при подтверждении соответствия.
Что такое код ВЭ в обозначении документа?
ВЭ — буквенный код ведомости эксплуатационных документов по ГОСТ 2.601-2019. Добавляется к обозначению изделия и однозначно идентифицирует документ как ведомость эксплуатационных документов в системе обозначений ЕСКД.
Нужно ли включать в ведомость документы, поставляемые на электронных носителях?
Да. Ведомость эксплуатационных документов должна отражать полный состав поставляемой документации вне зависимости от носителя — бумажного или электронного. Форма носителя может быть указана в графе «Примечание».
Когда оформляется ведомость эксплуатационных документов?
Ведомость эксплуатационных документов оформляется в процессе разработки комплекта эксплуатационной документации. Рекомендуется finalизировать её последней — после того, как состав всех документов комплекта окончательно определён. Это исключает несоответствие между перечнем в ведомости и фактически разработанными документами.
Кто разрабатывает ведомость эксплуатационных документов?
Ведомость эксплуатационных документов разрабатывается изготовителем оборудования одновременно с формированием полного комплекта эксплуатационной документации. При импорте — импортёром или уполномоченным представителем изготовителя в рамках адаптации документации под требования ГОСТ 2.601-2019.
Ведомость эксплуатационных документов в системе ПромТехСтандарт
ПромТехСтандарт разрабатывает ведомость эксплуатационных документов в составе полного комплекта эксплуатационной документации для промышленного оборудования. Документ оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 2.601-2019 и ГОСТ 2.610-2019 с учётом требований применимых технических регламентов.
Если ведомость эксплуатационных документов на ваше оборудование отсутствует или требует актуализации — обратитесь за консультацией. При необходимости документ разрабатывается в составе полного комплекта эксплуатационной документации — вместе с паспортом оборудования, руководством по эксплуатации, инструкцией по монтажу и другими документами по ГОСТ 2.601-2019.
