Отказное письмо: что это такое, когда нужно, кто их выдает и где получить

Когда нужно отказное письмо

Отказное письмо требуется в ситуациях, когда необходимо документально подтвердить отсутствие обязательных требований к товару в плане сертификации или декларирования ТР ТС ЕАЭС.

Для продажи на маркетплейсах

Озон, Wildberries и другие маркетплейсы требуют документы, подтверждающие законность продажи товаров. Если продукция не входит в перечень технических регламентов, продавец предоставляет отказное письмо. Без этого документа маркетплейс может заблокировать карточку товара или отклонить загрузку. Отказное письмо для маркетплейсов оформляется на конкретное наименование товара с указанием кода ТН ВЭД. Один документ может охватывать несколько позиций, если они относятся к одной товарной группе и имеют схожие коды ТН ВЭД.

Для таможенного оформления

При импорте товаров таможенные органы проверяют наличие обязательных документов. Если продукция не подлежит сертификации, таможня запрашивает отказное письмо для подтверждения этого факта. Документ ускоряет растаможивание и исключает претензии со стороны контролирующих органов.

Для самозанятых и ИП

Самозанятые, продающие товары через маркетплейсы или в розницу, часто сталкиваются с требованием предоставить документы на продукцию. Отказное письмо для самозанятого подтверждает, что товар (например, изделия ручной работы, бижутерия, свечи) не требует обязательной сертификации, и его можно законно продавать.

Для оптовых поставок

Крупные заказчики и торговые сети при закупке товаров требуют полный пакет документов. Если продукция не подлежит обязательной сертификации, поставщик предоставляет отказное письмо, чтобы подтвердить законность поставки и защитить заказчика от претензий контролирующих органов.

Какие товары подходят под отказное письмо

Отказное письмо выдаётся только на продукцию, которая не входит в перечень товаров, подлежащих обязательной сертификации или декларированию по техническим регламентам Таможенного союза. Типичные категории товаров:

• Изделия ручной работы — свечи, мыло ручной работы, украшения, предметы декора, изготовленные самостоятельно или малыми сериями.
• Бижутерия и аксессуары — бижутерия (кроме детской), часы наручные (не являющиеся медицинскими приборами), ремни, сумки для взрослых, кошельки.
• Крепёж и метизы — гайки, болты, саморезы, дюбели, шпильки, анкеры, скобы, хомуты (если не используются в конструкциях, требующих подтверждения прочности).
• Упаковочные материалы — коробки, пакеты, пленка упаковочная, скотч, ленты, мешки (если не контактируют с пищевой продукцией).
• Канцелярские товары — блокноты, ручки, карандаши, папки, файлы, степлеры (кроме товаров для детей).
• Хозяйственные товары — тазы, вёдра, контейнеры для хранения, хозяйственные перчатки (не для пищевого использования).
• Некоторые строительные материалы — пиломатериалы необработанные, доски, некоторые виды крепежа, герметики (не для строительства зданий).
• Запчасти — отдельные детали и комплектующие, не являющиеся готовыми изделиями (например, резисторы, кронштейны, патроны для лампочек).
• Текстиль для взрослых — одежда для взрослых (кроме спецодежды и средств индивидуальной защиты), постельное бельё, полотенца.

Товары, на которые НЕ выдаётся отказное письмо:

Отказное письмо не выдаётся, если товар входит в перечень технических регламентов и требует обязательной сертификации или декларации. К таким товарам относятся: детские товары (игрушки, одежда, обувь для детей), электроника и бытовая техника, пищевая продукция, косметика и парфюмерия, медицинские изделия, средства индивидуальной защиты, пожарное оборудование, машины и оборудование повышенной опасности.

Структура отказного письма

Отказное письмо содержит обязательную информацию, которая подтверждает его подлинность и юридическую силу.

1. Данные органа по сертификации: полное наименование органа, номер аттестата аккредитации Росаккредитации, адрес и контакты. Орган должен быть аккредитован и присутствовать в реестре Росаккредитации.
2. Данные заявителя: наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя (самозанятого), ИНН, ОГРН, адрес.
3. Информация о продукции: точное наименование товара, код ТН ВЭД ЕАЭС, описание назначения и характеристик. Чем точнее описание, тем меньше вопросов возникнет у маркетплейсов и таможни.
4. Заключение: формулировка о том, что данная продукция не подлежит обязательной сертификации и декларированию согласно действующим техническим регламентам Таможенного союза. Указываются конкретные ТР ТС, которые не распространяются на товар.
5. Оформление: уникальный регистрационный номер, дата выдачи, подпись руководителя органа по сертификации, печать органа.

Срок действия отказного письма

Отказное письмо не имеет установленного законом срока действия. Документ действителен до тех пор, пока не изменится законодательство или характеристики продукции. Если изменились характеристики продукции (состав, конструкция, назначение), требуется новое отказное письмо, так как предыдущий документ относился к другому товару.
На практике маркетплейсы и заказчики обычно принимают отказные письма, выданные не более 1-3 лет назад. Это связано с тем, что технические регламенты периодически обновляются, и список подлежащих сертификации товаров может измениться.

Как получить отказное письмо

Отказное письмо выдаётся аккредитованным органом по сертификации после анализа документации на продукцию и подтверждения отсутствия обязательных требований. Процесс получения:

1. Подготовка документов. Соберите описание товара с характеристиками, фотографии продукции, техническую документацию (если есть), информацию о производителе. Для импортных товаров могут потребоваться дополнительные документы от производителя.
2. Определение кода ТН ВЭД. Код ТН ВЭД — важнейший параметр для определения, подлежит ли товар обязательной сертификации. Код можно определить самостоятельно по классификатору или обратиться к специалистам органа по сертификации.
3. Обращение в орган по сертификации. Подайте заявку в аккредитованный орган с описанием продукции и кодом ТН ВЭД. Орган проверит, действительно ли товар не подлежит обязательной сертификации.
4. Анализ документации. Эксперты органа анализируют характеристики товара, сопоставляют с перечнями технических регламентов и определяют, требуется ли обязательная сертификация.
5. Выдача отказного письма. Если продукция не подлежит обязательной сертификации, орган оформляет отказное письмо с печатью и подписью. Документ регистрируется во внутренней базе органа.

Срок оформления: 1-2 рабочих дня. Стоимость: от 2 500 до 5 000 руб. в зависимости от количества товарных позиций и сложности анализа. Из практики — 90% идут по минимальной цене.

FAQ

На все ли товары можно получить отказное письмо?

Нет, отказное письмо выдаётся только на продукцию, которая не входит в перечень товаров, подлежащих обязательной сертификации или декларированию по техническим регламентам Таможенного союза. Если товар подлежит обязательной сертификации (например, детские товары, электроника, косметика), орган не выдаст отказное письмо, так как для такой продукции требуется сертификат или декларация соответствия.

Можно ли использовать отказное письмо другой компании?

Нет, отказное письмо оформляется на конкретного заявителя (юридическое лицо, ИП или самозанятого) и конкретную продукцию. Использование чужого отказного письма является нарушением и может привести к блокировке на маркетплейсе или претензиям контролирующих органов. Каждый продавец должен оформить собственное отказное письмо на свою продукцию с указанием своих реквизитов.

Может ли самозанятый получить отказное письмо?

Да, самозанятый может получить отказное письмо на свою продукцию. Для этого нужно обратиться в аккредитованный орган по сертификации с описанием товара. Отказное письмо для самозанятого оформляется так же, как для ИП или юридического лица — разница только в реквизитах заявителя (указывается ФИО и ИНН самозанятого). Стоимость и срок оформления одинаковые.

Не уверены, нужно ли отказное письмо для вашего товара или как правильно определить код ТН ВЭД? Эксперты ПромТехСтандарт бесплатно проконсультируют подлежит ли продукция обязательной сертификации, и помогут оформить необходимые документы. Аккредитованные органы системы ПТС выдают отказные письма для маркетплейсов, таможни и оптовых поставок.